Điều hành một quán cà phê không phải là công việc đơn giản và dễ dàng nhất là khi có quán có đông khách hay trong giờ cao điểm. Càng có nhiều khách hàng, bạn càng nhanh chóng nhận ra việc quản lý quán cafe của mình càng trở nên khó khăn hơn. Để có thể phục vụ tốt lượng khách đông đúc cũng như quản lý được nhân viên lẫn hàng hoá, các chủ quán sẽ cần một phần mềm bán quán cà phê đáp ứng đầy đủ các mục tiêu như tăng tốc độ bán hàng, rút ngắn dây chuyền phục vụ hay cải thiện dịch vụ. Vậy để đáp ứng được những mục tiêu trên thì một phần mềm quản lý bán hàng cho quán cà phê cần có những tính năng cần thiết phải nào? Bài viết sau đây sẽ chỉ ra Top tính năng quan trọng mà chủ quán cần lưu ý để tìm cho mình một phần mềm quản lý quán cà phê phù hợp và phát huy hiệu quả tối đa nhất.
Những khó khăn thường gặp phải trong quản lý kinh doanh quán cafe
Bạn đã hoặc sắp mở một quán cafe, dưới đây là những khó khăn, những vấn đề khiến nhiều chủ quán phải đau đầu đối mặt:
- Nhân viên order cho khách khá chậm, đôi khi nhầm món hay sai món làm khách hàng khó chịu. 1 ca tới 4 bạn nhân viên mà vẫn làm không hết việc;
- Tính tiền cho khách thì lâu, đôi lúc còn tính tiền sai khiến khách hàng phàn nàn, khó chịu ra mặt.
- Thống kê doanh thu, kết quả kinh doanh khá mệt. Tối nào về cũng phải dở sổ sách ra đối chiếu, xem lại có đúng không. Việc này khiến bạn tốn rất nhiều thời gian để vận hành quán, thời gian cho gia đình và các mối quan hệ khác cũng bị giảm đi.
- Kho hàng, thu chi tiền còn nhiêu hay nhiêu. Nên cảm giác bức rức khó chịu khi thống kê kinh doanh. Liệu rằng một sáng sớm thức giấc bạn có bao giờ tự hỏi việc kinh doanh có tốt không và nó đang như thế nào chưa. Thật sự rất khó khi không có những báo cáo hoạt động kinh doanh cụ thể.
- Đau đầu vì tiền bạc rất dễ dàng bị thất thoát, gặp phải tình trạng nhân viên ăn bớt cho nên không dám để quán cho ai quản lý, vì chẳng tìm được phương pháp nào để quản lý và phòng ngừa thất thoát. Do đó, bạn không được phép vắng mặt khỏi quán, vắng mặt một ngày là xảy ra thất thoát ngay.
- Bạn có thuê mướn nhân viên phụ quán và tính tiền, nhưng làm sao tin tưởng tuyệt đối 100% được nếu không có công cụ quản lý kiểm soát để phòng ngừa gian lận chuyện tiền doanh thu. Thực tế cho thấy có nhiều câu chuyện quán bị thất thoát doanh thu nên dù khách đông nhưng doanh thu chẳng thấy đâu, thậm chí quán lỗ và phá sản, cuối cùng phát hiện ra tiền rơi vào túi nhân viên gian lận...
Việc ứng dụng phần mềm quản lý quán cafe sẽ giúp chủ quán giải quyết tất tần tật các vấn đề trên, hỗ trợ vận hành hoạt động kinh doanh quán hiệu quả hơn và thành công hơn.
 |
| Quản lý và vận hành kinh doanh quán cafe gặp phải vô số vấn đề khó khăn |
Các tính năng quan trọng cần có của phần mềm bán quán cafe
1. Quản lý menu và order món nhanh chóng
Phần mềm bán quán cafe phải tối ưu quy trình order gọi món, giúp nhân viên thao tác dễ dàng, rút ngắn thời gian phục vụ. Lưu trữ đầy đủ thông tin hàng hóa, món ăn để nhân viên có thể order trong tích tắc cho khách ngay trên điện thoại hoặc máy tính bảng. Sau đó bill tự động được đẩy ra quầy thu ngân và báo xuống bếp chế biến nhanh chóng. Quán cafe có thể lựa chọn hình thức gọi món linh hoạt tại quầy hay theo bàn tùy thuộc vào mô hình kinh doanh và nhu cầu của khách hàng. Phần mềm bán quán cafe cần được kết nối với các thiết bị máy tính bảng hay điện thoại để nhân viên phục vụ order tại bàn thuận tiện hơn
2. Quản lý sơ đồ phòng, bàn
Phần mềm giúp người dùng dễ dàng tùy chỉnh sơ đồ bàn theo mô hình, quy mô kinh doanh, đồng thời hỗ trợ xử lý các nghiệp vụ đặc thù như đặt, tách và ghép bàn tùy thuộc vào nhu cầu của khách hàng. Giúp bạn có được cái nhìn sâu sắc có giá trị về hành vi của khách hàng và điều gì thúc đẩy quyết định mua hàng của họ.
3. Hỗ trợ bộ phận pha chế, bếp/bar không sót đồ uống
Trước kia bạn rất đau đầu vì bộ phận bếp/bar thường xuyên làm thiếu món. Với việc sử dụng phần mềm quản lý quán cafe, điều này sẽ được giảm thiểu tối đa. Sau khi nhân viên order và ghi món xong. Nhân viên chỉ cần nhấn thống báo cho bộ phận bar. Máy in chế bar sẽ in phiếu chế biến để thông báo với quầy bar. Hỗ trợ bộ phận này chế biến món đúng thứ tự order không lo sót món hay nhầm món. Mọi công việc trong quán cafe sẽ diễn ra khép kín và khoa học.
4. Tính tiền nhanh chóng, chính xác
Phần mềm có thể cho phép nhân viên thêm bớt món thoải mái trong quá trình khách hàng sử dụng dịch vụ. Các thông tin cần thiết như: món ăn khách order, giá, tổng số tiền thanh toán, chiết khấu thành viên,... đều được hiển thị một cách rõ ràng giúp nhân viên thu ngân ra bill cho khách nhanh và chuẩn xác. Hỗ trợ các hình thức thanh toán khác nhau: thẻ ngân hàng, ví điện tử, QR code... để thanh toán dễ dàng hơn.
 |
| Phần mềm bán quán cafe cần có các chức năng đáp ứng các nghiệp vụ chuyên biệt trong quán |
5. Quản lý kho nguyên vật liệu và hàng hoá
Một trong những vấn đề đau đầu nhất trong kinh doanh quán cafe là làm thế nào để giám sát nguồn gốc nguyên liệu, sản phẩm, cân đối nguyên liệu sao cho phù hợp với lượng khách, tránh lãng phí hay ảnh hưởng đến chất lượng đồ uống. Vì lý do này, nhiều quán cafe đã phải rất cố gắng để kiểm soát lượng nguyên liệu tồn kho và liên tục nhập khẩu nguyên liệu để mang đến cho khách hàng những thức uống tươi ngon.
Do đó phần mềm bán quán cà phê cần có chức năng giúp người chủ giúp định lượng nguyên liệu có trong một đơn vị bán hàng, tự động trừ kho khi bán hàng, đồng thời hỗ trợ đối soát lượng hàng tồn trên phần mềm với thực tế. Từ đó chủ quán có thể biết được hàng hóa tồn trong kho và thuận tiện hơn trong việc lên kế hoạch nhập hàng, đảm bảo luôn có đủ nguyên liệu để chế biến món ăn, đồ uống phục vụ khách hàng.
6. Quản lý nhân viên và phòng chống gian lận
Phần mềm cần giúp chủ quán quản lý nhân viên chặt chẽ nhờ tính năng phân quyền. Tất cả các vị trí như quản lý, nhân viên thu ngân, nhân viên phục vụ,… đều được thiết lập quyền hạn trên phần mềm để phân quyền và quản lý chặt chẽ. Chủ quán có thể phát hiện sớm những bất thường, ngăn chặn các tình huống gian lận, ăn bớt hàng hoá, tiền bạc thông qua việc theo dõi lịch sử chỉnh sửa, hủy hóa đơn, sửa món của nhân viên.
7. Quản lý chi phí chặt chẽ, giảm thất thoát
Khi có bất kỳ nghiệp vụ chi tiền nào từ quán cafe, nhân viên hoặc người quản lý sẽ nhập liệu. Kết hợp với doanh thu của quán người chủ sẽ có báo cáo dòng tiền cụ thể. Ngoài ra chức năng công nợ nhà cung cấp giúp bạn quản lý được các khoản nơ dễ dàng hơn. Các chi phí vận hành, biến đổi sẽ được thể hiện rõ ràng. Người quản lý và chủ quán sẽ có tầm nhìn rõ ràng về tài chính của quán. Từ đó đưa ra quyết định kịp thời giúp kết quả kinh doanh được cải thiện.
8. Quản lý khách hàng
Với tính năng này, bạn có thể thu thập và lưu trữ đầy đủ tất cả dữ liệu bán hàng cũng như các dữ liệu về thông tin khách hàng. Để biết chính xác khách hàng nào thường xuyên ghé quán, thói quen chọn thực đơn hay mức chi tiêu trung bình mỗi lần sử dụng dịch vụ. Ngoài ra, Phần mềm quản lý quán cà phê còn cho phép phân loại dữ liệu dựa trên những điểm tương đồng và khác biệt giữa các khách hàng. Giúp chủ quán có được cái nhìn sâu sắc về hành vi của khách hàng và điều gì thúc đẩy quyết định mua hàng của họ. Từ đó làm cơ sở quan trọng để thiết lập và áp dụng các chương trình khuyến mãi, chăm sóc khách hàng phù hợp, hiệu quả nhất
9. Báo cáo thống kê chi tiết doanh thu
Báo cáo kinh doanh đóng vai trò lớn trong quản lý vận hành quán cafe. Tình hình hoạt động kinh doanh từ hàng hóa đến khách hàng và thời gian sẽ hiển thị chi tiết. Những báo cáo này có ý nghĩa rất lớn đối với nhà quản lý. Đa phần các nhà quản lý sẽ đưa ra quyết định chiến lược kinh doanh, bán hàng dựa vào các con số báo cáo này. Do đó một tính năng không thể thiếu của phần mềm bán quán cafe là báo cáo thống kê các giao dịch hàng ngày như hoá đơn bán hàng, phiếu thu chi, món bán tốt, bán kém, doanh thu… Giúp chủ quán biết được tình hình hoạt động theo ca làm của nhân viên, hỗ trợ báo cáo kho hay doanh thu theo thời gian thực. Từ đó làm cơ sở đưa ra những kế hoạch kinh doanh phù hợp.
Về phần mềm bán quán cafe tốt nhất DanTriSoft
DanTriSoft là công ty phần mềm quản lý nổi tiếng từ năm 2015, với 2 phiên bản offline và online DanTriSoft được đánh giá là phần mềm bán quán cafe đúng chuẩn nhất hiện nay. Giải pháp quản lý quán cafe của DanTriSoft hướng đến sự phù hợp với từng người dùng theo tiêu chí tinh gọn - dễ dùng, áp dụng được ngay - hiệu quả tức thì. Đặc biệt với phần mềm quản lý quán cafe miễn phí dành tặng quán cafe nhỏ đã có hơn 125.000+ người lấy về sử dụng.
Các chức năng nổi bật của phần mềm bán quán cafe DanTriSoft:
1. Chức năng order, tính tiền nhanh chóng
- Thực hiện được tất cả các nghiệp vụ như order, chuyển bàn, gộp bàn, thêm sửa món
- Cài đặt giá bán theo từng khu vực ví dụ phòng lạnh, phòng thường để khi order khu vực nào phần mềm sẽ tự động tính giá bán theo khu vực đó.
- Phần mềm tự động chuyển lệnh in order xuống máy in quầy pha chế, thu ngân.
- Có chức năng giảm giá linh hoạt, có cả giảm giá theo tổng bill và giảm giá theo từng món, điều này giúp chủ quán dễ dàng thực hiện các chương trình khuyến mãi để kích cầu.
- Thanh toán được nhiều hình thức như tiền mặt, thẻ tín dụng ngân hàng, thẻ ngân hàng, kể cả phần mềm tính toán được khi khách dùng hỗn hợp vừa thanh toán bằng tiền mặt vừa thanh toán bằng thẻ ngân hàng.
2. Chức năng báo cáo bán hàng từ tổng thể đến chi tiết giúp chủ quán kiểm soát được tình hình bán hàng, đặc biệt có ứng dụng xem báo cáo online ngay trên điện thoại để xem được tình hình hoạt động mọi lúc mọi nơi, các báo cáo như là:
- Danh sách hóa đơn bán hàng.
- Báo cáo doanh thu.
- Báo cáo chi tiết hàng bán.
- Báo cáo doanh thu theo khu vực, theo nhân viên, theo khách hàng…
3. Quản lý kho hàng, nguyên vật liệu chuẩn xác, có chức năng khai báo định lượng hàng hóa để phần mềm tự động tính tồn kho, đầy đủ các nghiệp vụ quản lý kho hàng, nguyên vật liệu.
4. Quản lý tất cả nghiệp vụ thu chi để kiểm soát chi phí, quản lý dòng tiền (tiền mặt và ngân hàng) và cho ra kết quả báo cáo kinh doanh nhanh chóng chỉ với vài click chuột.
5. Thiết lập được thẻ VIP thẻ tích điểm mua hàng và các chương trình khuyến mãi tự động, tức người chủ chỉ cần thiết lập chương trình khuyến mãi trước vào phần mềm, cứ đúng thời điểm diễn ra khuyến mãi chương trình phần mềm sẽ tự động hoạt động và người nhân viên thu ngân bán hàng bình thường mà không tác động gì được vào hệ thống.
 |
Phần mềm quản lý quán cafe DanTriSoft được nhiều chủ quán tin tưởng sử dụng |
6. Phần mềm có hệ thống phân quyền chặt chẽ, tức người chủ sẽ tạo cho nhân viên thông tin tài khoản và mật khẩu đăng nhập và phân quyền cho người nhân viên đó được hay không được thực hiện hành động gì. Ví dụ nhân viên order chỉ được quyền order món mà không được quyền xóa món, nhân viên thu ngân không được quyền xóa hóa đơn, tài khoản quản trị của người chủ thì có tất cả quyền hạn…
7. Dân Trí Soft có chức năng quản lý theo mô hình chuỗi quán, tức người chủ sẽ nhìn được dữ liệu kinh doanh của cả chuỗi quán và được quyền xem xét đến chi tiết tình hình hoạt động của mỗi cửa hàng.
8. Ứng dụng trên điện thoại của Dân Trí Soft có trên cả Android và iOS như app báo cáo kinh doanh giúp người chủ xem ngay báo cáo mọi lúc mọi nơi, hay app order với mô hình order bằng điện thoại, máy tính bảng.
9. Phần mềm Dân Trí Soft hoạt động ổn định cả online và offline, dữ liệu được lưu trữ cloud (điện toán đám mây) và nếu internet bị mất phần mềm sẽ tự động chuyển sang hoạt động offline khi có internet dữ liệu sẽ tự động đồng bộ.
10. Ngoài ra, Dân Trí Soft liên tục nghiên cứu và phát triển mới nhiều tiện ích hơn để giúp quán kinh doanh ngày càng hiệu quả, thu được lợi nhuận và thành công.
>>> Lấy dùng Phần Mềm Quản Lý Quán Cafe Miễn Phí Vĩnh Viễn
Khi kinh doanh quán cafe việc chọn mua một phần mềm quản lý quán cafe phù hợp ngay từ đầu thực sự quan trọng. Bởi một phần mềm quản lý phù hợp sẽ giúp quán cafe hoạt động hiệu quả cả về năng suất và tối ưu chi phí vận hành. Hy vọng với những chia sẻ về Top tính năng quan trọng cần có của phần mềm bán quán cafe trên đây sẽ giúp các chủ quán có thêm cơ sở để lựa chọn được phần mềm ưng ý.
